Na polskich drogach wciąż przybywa samochodów służbowych. Firmy, które prężnie się rozwijają, a w szczególności odnotowujące ogromne zyski z sektora transportowego, dbają o to, aby ich finanse nie zostały mocno uszczuplone. Mowa tutaj o nakładach na zakup paliwa czy złe naliczanie czasu pracy kierowców. Dlatego też wiele przedsiębiorstw decyduje się na wprowadzenie monitoringu GPS pojazdów służbowych. Dzięki temu zyskują oni znaczące oszczędności i usprawniają pracę całej floty firmowej. Jak wprowadzić w firmie monitoring pojazdów? Co na ten temat mówi polskie prawo?
Monitoring pojazdów a regulacje zakładowe
Przed wprowadzeniem lokalizatora GPS do pojazdów służbowych, pracodawca powinien w pierwszej kolejności określić zakres, cele i sposób stosowania tej formy monitoringu pracownika. Na te pytania będzie on musiał odpowiedzieć w momencie ustalania czy planowany monitoring GPS jest zgodny z zasadami RODO, identyfikowania podstawy przetwarzania danych osobowych i ewentualnej potrzeby prowadzenia ewidencji skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych. Tak określony zakres, cel i sposób monitorowania podlega ustaleniu w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy lub obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym. Należy mieć także na uwadze formę i sposób wprowadzania zmian. Nowi pracownicy powinni otrzymać niezbędne informacje przed dopuszczeniem ich do wykonywania pracy.
Monitoring GPS pojazdów - obowiązek informowania pracowników
Wiedza pracownika o tym, że w autach służbowych będzie instalowany system GPS do lokalizacji pojazdów, powinna być zawsze zapewniona przez pracodawcę przed wdrożeniem systemu GPS do samochodu. Firma powinna poinformować pracowników o wprowadzenia lokalizacji GPS nie później niż na dwa tygodnie przed jej uruchomieniem. Ponadto powinna ona być przekazana w sposób zwyczajowo przyjęty u pracodawcy. Taka informacja może być przekazana za pomocą wiadomości e-mail lub może zostać zamieszczona w gablocie informacyjnej. Najważniejsze jest to, aby każdy pracownik miał do niej dostęp. Oczywiście, powyższa informacja nie jest wystarczająca. Pracodawca zobowiązany jest również do oznaczenia monitorowanych obszarów w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. W przypadku monitoringu pojazdów GPS zgodnie z wytycznymi Urzędu Ochrony Danych Osobowych prawidłowe będzie umieszczenie w widocznym miejscu w samochodzie służbowym symbolu obrazkowego i tekstu informującego o tym, że trasa pojazdu i jego wykorzystanie będzie monitorowane za pomocą urządzenia lokalizacyjnego. Dodatkowo musi znajdować się informacja, jakie dane będą zbierane, gdzie rejestrowane, jak długo przechowywane i kto będzie miał do nich dostęp. Co istotne, oznaczenie powinno być umieszczone nie później niż na jeden dzień przed uruchomieniem systemu lokalizacji floty pojazdów.
System monitorowania pojazdów - obowiązek informacyjny RODO
Pracodawca musi mieć także świadomość, że sama informacja w postaci naklejki w samochodzie nie wystarczy. Musi on przekazać pracownikowi szczegółowo, w jakim celu jest stosowany system lokalizacji pojazdów i sposobie oraz celu przetwarzania jego danych osobowych zgodnie z art. 13 RODO. Informacja powinna być przekazana w formie możliwie jak najbardziej zwięzłej, zrozumiałej, przejrzystej i łatwo dostępnej. Na koniec należy podkreślić, że systemy monitoringu GPS są już powszechnie stosowane przez pracodawców do nadzorowania pracy swojej floty. Najczęściej firma korzystać będzie z zewnętrznego dostawcy usług, a więc dojdzie także do przynajmniej częściowego przekazania danych osobowych na zewnątrz. W takim przypadku dojdzie najprawdopodobniej do powierzenia przetwarzania danych osobowych firmie zewnętrznej, co wymagać będzie również zawarcia przez pracodawcę z tą firmą umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych.
Przeczytaj także:
Dlaczego warto kupić lokalizator GPS do samochodu?
