Bezpieczeństwo pracowników w podróży służbowej: Rola lokalizacji GPS

W dobie globalizacji i konieczności mobilności biznesowej podróże służbowe stały się nieodłącznym elementem działalności wielu firm. Jednak, aby zapewnić bezpieczeństwo pracownikom w czasie delegacji, coraz więcej przedsiębiorców sięga po nowoczesne rozwiązania, takie jak lokalizacja GPS. W jaki sposób taka technologia może przyczynić się do bezpiecznych podróży służbowych?

Jak zorganizować bezpieczną podróż służbową pracownikom?

Zanim wyślesz pracownika w podróż służbową, musisz go odpowiednio do niej przygotować. Gdy mówimy o jednodniowej podróży do miasta oddalonego o 100 km od stałego miejsca pracy, z reguły nie ma potrzeby rezerwacji hotelu, w którym może dojść, chociażby do kradzieży pozostawionych przedmiotów (także służbowego sprzętu), ale podróż może odbywać się samochodem lub publicznym środkiem transportu, a to wiąże się z pewnym ryzykiem.

Podobnie zresztą jest w sytuacji, gdy mówimy o kilkudniowej delegacji, czasem nawet zagranicznej. W trakcie takiej podróży może dojść m.in. do:

  • utraty dokumentów i wartościowych przedmiotów — Należy zadbać o bezpieczne przechowywanie dokumentów podróżnych, takich jak paszporty czy karty kredytowe, ale też umów z kontrahentami itd. Zainwestowanie w bezpieczne etui podróżne może skutecznie zminimalizować ryzyko utraty ważnych dokumentów.
  • problematycznych sytuacji komunikacyjnych — W przypadku podróży samochodem czy środkami transportu publicznego, warto być przygotowanym na ewentualne problemy drogowe lub opóźnienia. Dostarczenie pracownikowi informacji na temat alternatywnych tras czy środków transportu może być kluczowe w przypadku nieprzewidzianych zdarzeń.
  • incydentów zdrowotnych — Pracownik może potrzebować szybkiej pomocy medycznej w przypadku nagłego zachorowania lub wypadku. Dlatego istotne jest, aby był świadomy lokalizacji najbliższych placówek medycznych oraz miał dostęp do ważnych informacji związanych z jego stanem zdrowia.

W tych sytuacjach niezastąpionym narzędziem może być też lokalizacja GPS. Pozwala ona szybko zlokalizować pracownika i skoordynować działania w przypadku zgubienia się, utraty kontaktu lub nagłego wypadku. Dzięki temu technologicznemu wsparciu pracodawcy mogą skutecznie minimalizować ryzyko oraz szybko reagować na wszelkie nieprzewidziane sytuacje podczas podróży służbowej.

Jak zabezpieczyć pracownika przed wyjazdem w delegację?

Pamiętaj, że zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r., to pracodawca odpowiada za zdrowie pracownika w czasie delegacji za granicą i choć nie ma on takiego obowiązku, to może wykupić polisę dla pracownika na czas podróży, dzięki której może uniknąć wielu kosztów związanych z ewentualnym wypadkiem, czy nagłym zachorowaniem pracownika.

Kwestie zdrowotne, to jednak nie wszystko. Wspomnieliśmy już, że w trakcie delegacji może dojść do kradzieży, także firmowego mienia, w jakie wyposażasz pracownika. Załóżmy, że ktoś skradł Twojemu pracownikowi służbowy laptop z poufnymi danymi. Czy zdajesz sobie sprawę z tego, jakie mogą być konsekwencje takiego zdarzenia? Zresztą, nie musi to być tylko laptop, może to być służbowy tablet, czy telefon, a w nich kontakty do klientów, służbowe notatki, maile i szereg innych informacji, w tym danych osobowych, których kradzież może przynieść dla firmy katastrofalne skutki. Co możesz zrobić? Tu samo ubezpieczenie mienia to za mało, ale z pomocą przychodzą systemy GPS.

Bezpieczna praca w delegacji z GPS

Lokalizator GPS staje się nieocenionym narzędziem w zapewnianiu bezpieczeństwa pracowników w delegacji. Dzięki niemu pracodawca może śledzić trasę podróży, monitorować bezpieczeństwo pracownika oraz reagować na ewentualne sytuacje zagrażającego jego życiu lub zdrowiu. To praktyczne rozwiązanie, które pozwala na skuteczne zarządzanie ryzykiem i szybką reakcję w razie potrzeby.

Wyobraźmy sobie taką sytuację. Pan Adam pracuje w firmie XYZ, jako menedżer ds. rozwoju na rynkach zagranicznych. Pracodawca Pana Adama wysyła go w delegację do Niemiec, powierzając mu służbowy samochód wyposażony w lokalizator GPS. Pan Adam musi zabrać ze sobą nie tylko materiały marketingowe, ale też komputer, telefon i propozycję umowy z niemieckim kontrahentem, zawierającym poufne dane.

Pan Adam zatrzymał się na Miejscu Obsługi Podróżnych przy autostradzie i poszedł do toalety. Po powrocie zauważył brak samochodu w miejscu, w którym go pozostawił. Na szczęście miał przy sobie telefon i szybko skontaktował się z przełożonym, który za pomocą systemu monitoringu, szybko ustalił lokalizację pojazdu i wezwał pomoc. Udało się odzyskać pojazd, pozostawiony w nim sprzęt i dokumenty. Jednak co by się stało, gdyby nie ten GPS?

Jak wyposażyć pracownika w lokalizator GPS?

Lokalizator GPS to niewielkie urządzenie — odbiornik i nadajnik sygnału satelitarnego w jednym, które może być zamontowane w telefonie, laptopie i innym sprzęcie, także w samochodzie, ale również w formie breloka do kluczy. Jeśli chcesz zapewnić bezpieczeństwo swojemu firmowemu mieniu i pracownikowi, korzystając z tego urządzenia i systemu do monitoringu jego pozycji, musisz wiedzieć o kilku rzeczach.

Czy potrzebna jest zgoda na monitoring?

Musisz wiedzieć, że o ile nie potrzebujesz zgody pracownika na monitoring GPS w miejscu pracy, a nawet śledzenie powierzonego mu telefonu czy pojazdu służbowego, to musisz go poinformować o takim fakcie. Z drugiej strony, jeśli umówiłeś się z pracownikiem, że może on korzystać z tego telefonu czy pojazdu do celów prywatnych poza godzinami pracy, to taka zgoda jest Ci potrzebna.

Gdzie zainstalować lokalizator GPS?

W zależności od potrzeb i możliwości lokalizator GPS możesz zainstalować:

  • w samochodzie służbowym — pozwala to m.in. na śledzenie trasy i lokalizacji pojazdu.
  • w telefonie — pozwala to na precyzyjne ustalenie miejsca, w którym przebywa dany pracownik, dzięki czemu np. w razie wypadku, pomoc może szybko do niego dotrzeć.
  • w laptopie — pozwala to na przykład na szybkie ustalenie lokalizacji sprzętu, co jest kluczowe w kontekście ochron przechowywanych na nim danych.

Możesz wyposażyć też pracownika w lokalizator umieszczony w breloku do kluczy, który jest kompaktowy i łatwy do przenoszenia.

Rola lokalizacji GPS w podróży służbowej pracownika — podsumowanie

Zastosowanie lokalizacji GPS w podróżach służbowych to krok w kierunku kompleksowej ochrony pracowników. Bezpieczeństwo w delegacji staje się priorytetem, a nowoczesne technologie, jak lokalizator GPS, pozwalają firmom skutecznie zarządzać ryzykiem i reagować na ewentualne sytuacje awaryjne. Dla pracowników to nie tylko gwarancja bezpiecznej podróży, ale także spokojniejszy wyjazd służbowy.

Jeśli chcesz zapewnić swoim pracownikom bezpieczeństwo i zainstalować lokalizator GPS w pojeździe służbowym, skontaktuj się z nami. Oferujemy nowoczesny, zaawansowany system monitoringu GPS, dzięki któremu zwiększysz bezpieczeństwo swoich pracowników.