Monitoring GPS pojazdów a RODO — jakie to ma znaczenie? Cóż, może się wydawać, że GPS i ochrona danych osobowych to rzeczy, które nie mają ze sobą żadnego związku, ale czy na pewno? Gdy się chwilę zastanowimy, zauważymy, że monitoring to śledzenie, a w tym wypadku śledzenie pojazdu, który nie porusza się sam, a jest prowadzony przez kierowcę. Czy obserwując zachowanie kierowcy, nie naruszamy jego danych osobowych? Czy takie śledzenie w ogóle jest legalne? Odpowiemy w tym artykule.

GPS w samochodzie służbowym - na czym polega?

Jeśli zarządzasz flotą samochodów w swojej firmie, a być może jesteś jej właścicielem, wiesz, że kontrola pojazdu za pomocą GPS pozwala usprawnić wiele procesów. Nie dość, że możesz kontrolować pracę pracownika, korzystającego z firmowego pojazdu, to możesz także monitorować sposób, w jaki to robi. Hmm, trochę to rozjaśnijmy.

Przykładowe zastosowanie systemu monitoringu GPS

Instalując urządzenia GPS w pojeździe i korzystając z zaawansowanych systemów do ich śledzenia, możesz:

  • śledzić aktualną pozycję pojazdu na mapie,
  • monitorować pokonane trasy,
  • weryfikować styl jazdy kierowców,
  • sprawnie ewidencjonować czas pracy swoich pracowników,
  • zapobiegać nadużyciom,
  • monitorować stan paliwa, akumulatora,
  • wygodnie rozliczać przejazdy płatnymi drogami (w systemie e-TOLL),
  • optymalizować koszty utrzymania samochodów służbowych.

System do monitoringu GPS zbiera potrzebne informacje z pojazdu, aby ułatwić Ci zarządzanie flotą i móc podejmować odpowiednie działania. Te informacje stanowią pewne dane, ale czy te dane są istotne w kontekście RODO?

Czym jest RODO?

RODO to skrót od Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, zwanego też GDPR (General Data Protection Regulation). Celem tego rozporządzenia, które obowiązuje we wszystkich krajach Unii Europejskiej, jest ujednolicenie zasad dotyczących ochrony danych osobowych. Czym są te dane osobowe? To ciekawa sprawa.

Czym są dane osobowe?

Jak czytamy w artykule 4 Rozporządzenia RODO:

„dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;

W świetle przepisów rozporządzenia RODO, do danych osobowych możemy zaliczyć zatem wszystkie informacje, które pozwalają na określenie konkretnej osoby, w tym:

  • imię i nazwisko,
  • numer PESEL,
  • adres zamieszkania,
  • inne cechy pozwalające na identyfikacje osoby fizycznej (np. cechy fizyczne, kulturowe, społeczne lub ekonomiczne).

Jak ma się to do monitorowania GPS?

GPS a RODO

Analizując przepisy RODO w kontekście stosowania monitoringu GPS służbowych pojazdów, możemy rozróżnić co najmniej dwie kwestie. Pierwsza z nich to informacje, jakie znajdują się w systemie do monitoringu GPS, ale o nich nie będziemy mówić, ponieważ to temat dotyczący zabezpieczeń systemowych. Skupimy się na drugiej kwestii, czyli pozyskiwaniu danych geolokalizacyjnych, które pozwalają na identyfikację pracownika.

Skoro ustalenie lokalizacji pojazdu, a także sposobu, w jaki jest wykorzystywany, pozwala na identyfikację pracownika, oznacza to, że są to dane osobowe, które muszą być przetwarzane w sposób zgodne z RODO. Jakie obowiązki w tym kontekście ma więc pracodawca?

RODO i prawa pracownika śledzonego przez monitoring GPS

RODO weszło w życie w 2018 roku. Od tego czasu obowiązuje i jednocześnie dotyczy wszystkich obywateli Unii Europejskiej. Jego główne zapisy określają, na jakich zasadach mogą być gromadzone, przetwarzane i wykorzystywane dane osobowe. Pracodawca, pozyskując dane z systemu GPS, pozyskuje i przetwarza dane pracownika, użytkującego służbowy pojazd. Czy ma do tego prawo?

Przytoczymy tu treść artykułu 6 rozporządzenia RODO, a dokładnie literę 1.f, która brzmi:

1. Przetwarzanie jest zgodne z prawem tylko wtedy, gdy i w zakresie, w jakim ma zastosowanie co najmniej jeden z poniższych warunków:
[...]
f) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności, gdy dane podmiotem jest dziecko.

O ile działania związane z monitoringiem GPS możemy uznać za prawnie uzasadniony interes pracodawcy, o tyle możemy się zgodzić, że pracodawca ma prawo do pozyskiwania i przetwarzania danych z monitoringu. Jednakże ma on jednocześnie obowiązek stosowania się do przepisów RODO.

Jakie obowiązki ma pracodawca w świetle przepisów RODO?

Podstawowym obowiązkiem, wynikającym z RODO jest obowiązek informacyjny. Każdy pracownik, korzystający ze służbowych pojazdów, w których wykorzystuje się system monitoringu GPS, musi być o tym poinformowany. Co więcej, informacja ta powinna dotrzeć do niego nie później niż 2 tygodnie przed montażem systemu, a jeśli ten już został wprowadzony to przed powierzeniem pracownikowi auta wyposażonego w system GPS.

Wśród informacji, jakie powinien wówczas otrzymać pracownik, należy wskazać:

  • kto będzie przetwarzać dane (najczęściej pracodawca, ale jeżeli monitoring pojazdu powierzony jest firmie zewnętrznej, należy wskazać także jej dane);
  • w jaki sposób dane będą przetwarzane,
  • jakie prawa przysługują pracownikowi w kontekście przetwarzania tych danych,
  • przez jaki czas dane te będą zbierane i przechowywane.

Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest bezwzględne przestrzeganie ustalonych terminów, w szczególności niszczenie danych po upływie okresu archiwizowania, jak i zapewnienie wglądu pracownikowi, którego dane zostały zarejestrowane do tych danych, a także zapewnienie mu możliwości ich poprawy. Czy to wszystko?

Czy potrzebna jest zgoda pracownika na monitoring GPS?

Przepisy RODO niewiele mówią o monitoringu GPS, za to całkiem sporo o samych danych osobowych i sposobie ich użytkowania. Nie zabraniają jednakże instalowania i używania GPS w samochodach służbowych. Skoro RODO nie zakazuje używania GPS, oznacza to, że pracodawca może go wykorzystywać, o ile nie zabraniają tego inne przepisy. Hmm, zatem co o monitoringu GPS mówi Kodeks pracy?

To ciekawe, bo przepisy Kodeksu pracy regulują zasady stosowania monitoringu wizyjnego, monitoringu poczty elektronicznej i innych form monitoringu. Zasady te określa artykuł 22 K.p. Ponieważ GPS to ani system wizyjny, ani poczta elektroniczna, skupmy się na innych formach monitoringu w firmie. Jak brzmi treść dotycząca tego punktu w K.p?

Art. 22 (3) § 4 k.p. brzmi:

Przepisy § 1-3 stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu niż określone w § 1, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów określonych w § 1.

Ok. Musimy zatem przytoczyć, cele określone w § 1. Czytamy zatem, że pracodawca ma prawo żądać konkretnych danych osobowych, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Jak możemy zinterpretować przepisy prawa, zgoda pracownika na monitoring GPS nie jest wymagana, ale czy zawsze?

Kiedy pracownik musi wyrazić zgodę na monitoring GPS?

O ile w czasie wykonywania pracy przez pracownika, korzystającego z pojazdu GPS, zachodzi prawnie uzasadniony interes pracodawcy do jego śledzenia, o tyle tego interesu nie ma wykorzystywanie auta do celów prywatnych. Tymczasem, wielu pracodawców jako benefit dla pracownika, często zezwala mu na użytkowanie pojazdu poza godzinami pracy. Oznacza to, że jeżeli pracownik wykorzystuje auto służbowe do celów prywatnych, pracodawca musi uzyskać jego zgodę na monitorowanie GPS.

Monitoring GPS pojazdów a RODO - podsumowanie

Niestety nie ma jasnych przepisów prawa określających warunki i zasady stosowania monitoringu GPS w pojazdach służbowych. Dlatego też należy poszukiwać przepisów rozsianych po różnych dokumentach. Co więcej, takich przepisów, które odnoszą się do samego sposobu wykorzystania monitoringu. Właśnie dlatego musieliśmy przepisy RODO zestawić z przepisami Kodeksu pracy.

Jak możemy podsumować, przepisy RODO nie zabraniają stosowania monitoringu GPS w pojazdach firmowych, jednakże pracodawca jako administrator danych osobowych musi spełniać obowiązki administratora.