RODO a monitoring GPS kierowców w firmie – czy śledzenie lokalizacji pracowników jest legalne? Każdy właściciel firmy pragnie profesjonalnie zabezpieczyć posiadane wyposażenie, żeby zniwelować ryzyko jego uszkodzenia bądź kradzieży. Nie inaczej jest w przypadku firmowych pojazdów. Najpowszechniejszym sposobem na kontrolowanie lokalizacji aut służbowych wykorzystywanych przez pracowników jest monitoring GPS. Rozwiązanie to cieszy się popularnością ze względu na efektywność i stosunkowo niskie koszty. I wszystko byłoby w porządku, gdyby nie wątpliwości dotyczące kwestii śledzenia pracowników rozpatrywane przez pryzmat zapisów RODO. Jak to zagadnienie wygląda z prawnego punktu widzenia? Przeczytaj i sprawdź, kiedy monitorowanie pracowników jest legalne.

RODO i prawa pracownika

W 2018 roku zaczęło obowiązywać RODO, a więc rozporządzenie o ochronie danych osobowych, które określa, na jakich zasadach mogą być one gromadzone, przetwarzane i wykorzystywane. RODO obejmuje podstawowe informacje – są to imię i nazwisko, numer PESEL, dane adresowe, numery telefonów, dane dotyczące dokumentów, na przykład dowodu osobistego. Chronione przez rozporządzenie są również dane dotyczące cech fizycznych, kulturowych, ekonomicznych i lokalizacyjnych.

Za każdym razem, gdy podaje się powyższe informacje, powinno otrzymać się jasny komunikat o celu ich przetwarzania, a także o tym, jak długo dane będą przechowywane. Zazwyczaj podpisuje się też oświadczenie o zgodzie na ich wykorzystywanie. Jak już zostało wspomniane, do informacji chronionych przez rozporządzenie o ochronie danych należą także wiadomości o lokalizacji, dlatego monitorowanie pojazdów służbowych za pomocą systemu GPS musi odbywać się w zgodzie z określonymi prawnie zasadami.

Monitoring GPS – kiedy jest legalny?

Zarówno pracownicy, jak i pracodawcy mają swoje prawa. W interesie tych drugich jest oczywiście ochrona posiadanych dóbr, w skład których wchodzi również firmowa flota. Nic więc dziwnego, że właściciel chce znać bieżące informacje o stanie swojego pojazdu i wiedzieć, gdzie on się znajduje. Dzięki temu jest w stanie szybko zareagować w razie kradzieży, a w większości przypadków po prostu skutecznie jej zapobiegać. W tym obszarze stykają się więc prawa dwóch podmiotów i każdy ma swoje racje. Pracownicy dążą do należytej ochrony prywatności, a zatrudniającym zależy na zabezpieczeniu samochodów. Jak do tego typu sytuacji odnoszą się zapisy prawne i czy w takim razie śledzenie lokalizacji kierowców w firmie jest legalne lub czy można się na to nie zgodzić?

Właściciel firmy ma pełne prawo do monitorowania lokalizacji swoich pojazdów za pomocą systemów GPS, ale pod pewnymi warunkami, które musi spełnić. Najważniejszym obowiązkiem pracodawcy jest przygotowanie jasnych zasad dotyczących przetwarzania danych. Zgodnie z przepisami RODO, należy poinformować o sposobie i celu gromadzenia prywatnych informacji. Zatrudniający ma więc obowiązek powiadomienia kierowcy o tym, że pojazd został wyposażony w aktywny system lokalizacyjny i udostępnienia do wglądu zakresu przetwarzanych danych, tak aby pracownik wiedział, na jakich zasadach będzie działał system GPS.

Prawidłowym sposobem na przedłożenie tych informacji jest przygotowanie stosownych dokumentów zawierających szczegółowe zapisy zawierające adnotacje dotyczące również tego, kto będzie uprawniony do wglądu do gromadzonych danych i przez jaki czas będą one przechowywane. Same pojazdy wyposażone w systemy GPS także powinny posiadać wyraźne oznakowania graficzne, informujące o zamontowanym mechanizmie lokalizacyjnym. Ważne jest też to, że dane pozyskiwane za pośrednictwem monitoringu lokalizacyjnego mogą zostać wykorzystane jedynie w sytuacji kradzieży pojazdu lub jego zniszczenia czy uszkodzenia.

Monitoring GPS a jazda w celach prywatnych

Wielu kierowców samochody służbowe wykorzystuje także do przemieszczania się w celach prywatnych, a w licznych sytuacjach z auta korzysta po prostu na co dzień. Czy w takiej sytuacji pracodawca również ma prawo do wykorzystywania monitoringu GPS? Kwestia budzi sporo emocji i dla wielu jest niejasna, bo teoretycznie takie działanie wkracza w sferę prywatną osoby zatrudnionej. Według przepisów sprawa jest jednak klarowna.

Wystarczy, że właściciel poinformuje pracownika o możliwości używania auta do celów prywatnych, jednocześnie prosząc o jego pisemną zgodę na przetwarzanie danych lokalizacyjnych. Podwładny może oczywiście nie zaakceptować takiego faktu, ale zazwyczaj to właśnie dla niego jest to rozwiązanie funkcjonalne i najbardziej komfortowe. Nie można więc się dziwić, że i w prywatnych sytuacjach właściciel firmowych pojazdów chce wiedzieć, jak są eksploatowane i czy przypadkiem nie są wykorzystywane niezgodnie z obustronnie przyjętymi zasadami. Ponadto niezmiennie zależy mu na całodobowej kontroli, minimalizującej ryzyko kradzieży samochodu.